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[職場生存] 如何寫工作報告案例
by 艾鍗學院, 2011-10-28 23:36, Views(4604)
如何寫工作報告案例

 

我為她上的第一課,就是:在每週五下班前,給我一份你這週在幹什麼的工作報告

有多少心胸,有多大格局,就有多少事情可以做,有多少責任可以承擔。 

工作報告,我們常常聽到,顧名思義,工作報告,不就是工作的報告嘛,把我作的工作寫出來就好了,那有什麼難的? 嘿嘿,我倒是認為工作報告沒那麼簡單。

 

一份稱職的工作報告,並不是跟你的長官報告你在做什麼?而是跟你的長官報告,你做了什麼? 而工作報告要呈現的,應該是一份結果,而不是去敘述一個過程。除非,這一個過程也是結果的一部份。

 

 

舉例來說,如果你的工作有負責剪貼和產業相關的報章雜誌貼在佈告欄上,禮拜五的時候,在工作報告上寫【本周庶務工作性事項,完成報紙剪貼】,這就是錯的。這一項工作,你沒有敘述,我也知道你在做,我要的重點是,請你告訴我,你完成了哪些事,所以用剛剛那個例子而言,我們要看到的,應該是【本週完成剪報工作,共剪下產業新聞20篇,心靈小品5….等等】。

 

既然工作報告要呈現的是一個結果,換句話說,它就應該會有很多的數字,數字是最直接,最可靠的,而且我們所提供的,不只是個數字,我們還要提供這個數字的靈魂,這一個數字,和過去比,是多,是少,為什麼多,為什麼少,這都是一份好的工作報告要有的,用最簡單的文字,表達最明確的意思。

 

 

既然工作報告這麼細膩,那每個禮拜結束前,我們不等於是做一個大回顧?我哪能記這麼多細節的事? 沒錯,這就是重點。所以一份好的工作報告,絕對不是每個禮拜要交出來之前才在枯索思腸;絞盡腦汁的寫。在平常工作的每一天,只要是電腦開著的每一刻,工作報告這一個檔案就應該一直開在旁邊,每完成一件事,就做一個紀錄。這樣每天的累積,在最後交出的時候自然是不需要抱佛腳,也是最完整的。

 

 

很多人將寫工作報告視為一種上司對下屬的管理工具,寫起來痛苦萬分。能閃就閃,能避就避,能混就混,隨便寫寫就過關最好,如果能夠不用寫,那更好。有這種心態的人,是無法攀上職場巔峰的。其實,從另一個角度來說,一份好的工作報告,絕對不僅止是對上司的一份工作交代,也更是對自己的一個工作日誌,藉著撰寫工作報告的機會,我們可以整理工作的內容,自我評估工作的效能,還可以確認工作的達成率,這些不都是在職場上大家最重視的競爭力嗎?

 

 

調理清晰,脈絡分明是工作報告該有的基本條件。但是,如果你想要做出一份非常傑出的工作報告,所需要的就不僅只是這些了。

 

要怎麼樣讓別人覺得你【傑出】【優秀】?做法其實很簡單,就是做的比人家預期的更多那一點點,別人對你的期望八十分,你就做到八十五分,人家對你期望九十分,你就做到九十二分。哪怕只是多ㄧ分,效果就會出來了。反之,哪怕只是少一分,你就是別人眼中的原來那傢伙不過就是這樣…..”

 

要如何把這個概念應用到一份工作報告上呢?就是要把這份報告的內容增加一些原來你老板預期之外的東西。讓老闆覺得,我花錢請你來,想不到你不只能完成我交代給你的事,還能做到一些我思慮範圍內想不到的事。或許有些事並不屬於我們的權責,但是,我們ㄧ樣可以提供意見呀。我們要強調的,並不是我們有多全能、多了不起,多麼天才。而是要證明,我們的思慮夠縝密,老闆想到八十分,我們就是能多想那一兩分,這樣,我們的存在才有意義,附加價值才會提高。定位效能突顯,也比較不容易被取代。所以,就技術上而言,我們能不能除了每週報告我們的工作進度之外,另外增加一項欄位寫下對工作的反省和建議?當然可以。我們能不能增加一個欄位,寫下對老闆下週的提醒【雖然老闆可能不ㄧ定需要我們的提醒,或是要提醒的人另有他人】,當然可以。我們能不能增加一個欄位,寫下雖然老闆還沒有交付我們,但是我們可以嘗試去進行,去整理,去執行的事項【或許,是老闆忘了,或許,是老闆另有考量,這不用管,反正他會告訴你。但是,如果這個考量是很明顯的,那我們就不要沒事找事做,讓人家感覺你沒什麼sense】。隨便舉例,都是一堆,我們能做到別人預期外的事情太多了,只是我們有沒有好好去想,有沒有好好用心去做罷了。

 

所以,要寫出一份令人覺得夠格的工作報告,其實並不難,不是嗎?這一些也並不是什麼深奧的知識呀,只不過是一些更經過思維的常識。一份好的工作報告,就是寫的明確點,想的多ㄧ點,做的實際點,這樣感覺起來,應該也沒這麼不容易吧!

 

 

這是我對我小助理上的第一堂課。從以前到現在,我培養過很多的團隊,各式南征北討,活動舉辦,都是靠著我以前培訓的團隊達成的。至於一對一的帶一個人從頭開始敎,這倒是第一次。希望自己不會看錯人囉,也希望她能快速成長【哈哈,我想,如果他看到這一篇文章,壓力一定很大,只是不知道有沒有機會看到呢?】。當然,也希望這一些粗鄙之見,能為在職場工作的朋友們,帶來一些參考囉
 
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